Melayani Tamu dengan Prinsip Akuntabel
Suatu pagi dosen senior perguruan tinggi negeri di Sulawesi Utara, nampak duduk menanti di ruang tunggu sebuah kementerian. Pendidik dengan jabatan akademik Lektor Kepala itu bermaksud mencari tahu kemajuan usulan kenaikan jabatan akademiknya ke Guru Besar. Tamu lain dari kampus swasta ingin mengurus perpindahan homebase dosen karena ada permasalahan dengan yayasan. Tanpa membuat janji terlebih dahulu, ternyata staf yang menangani ledua layanan tersebut sedang dinas luar kantor, sehingga tidak bisa ditemui. “Biasanya saya temui dan minta tinggalkan nomor telepon yang bisa dihubungi oleh staf yang bersangkutan. Kasihan juga sudah jauh-jauh nggak ada hasil,” kata Saepulah petugas keamanan yang bertugas di lobby kantor Direktorat Sumber Daya (Ditdaya).
Ilustrasi di atas masih saja terjadi meskipun layanan di lingkungan Ditdaya telah menggunakan aplikasi berbasis daring (online). Bahkan telah tersedia pula Unit Layanan Terpadu/ ULT terintegrasi di tingkat kementerian untuk memberikan pelayanan secara langsung kepada sivitas akademika, tetapi masih ada tamu yang mendatangi Ditdaya secara langsung. Alasan yang disampaikan umumnya ingin berkonsultasi secara langsung khususnya ketika ada hambatan dalam pengurusan administrasi. “Sebenarnya semua layanan sudah dilaksanakan secara online, tapi kalau sudah datang kan nggak bisa ditolak juga,” ujar Santi salah satu staf di Tim Kerja Karir Dosen. Untuk mencegah terus berlangsungnya fenomena ini, perlu dibuat sebuah sistem yang dapat memperbaiki keadaan tersebut.
Di sisi lain saat ini Ditdaya sedang berkomitmen untuk mewujudkan Wilayah Bebas Korupsi dan Birokrasi Bersih Melayani. Salah satu potensi korupsi yang terjadi dengan adanya pelayanan tatap muka adalah adanya pemberian gratifikasi. Pemberian bingkisan atau tip ini merupakan perilaku yang bertujuan mendapatkan perlakuan istimewa dalam pelayanan. Pelanggaran ini dapat dihindari dengan menyediakan sistem yang mampu mengontrol dan mencegah terjadinya gratifikasi.
Untuk mencegah terjadinya gratifikasi dan meningkatkan kualitas pelayanan publik yang prima kepada tamu yang hadir di Ditdaya, telah diluncurkan sebuah aplikasi inovasi layanan “Visitor Management and Gratification Control Application (VMGC Apps). Aplikasi berbasis web yang diakses melalui https://ditdaya.kemdikbud.go.id/. Sejumlah fitur untuk memfasilitasi calon tamu yang akan berkunjung disematkan dalam aplikasi ini.
Dengan tampilan warna biru yang menawan, aplikasi ini didesain kompatibel dengan mobile phone sehingga nyaman diakses melalui gawai. Ketika mengunjungi aplikasi, para calon tamu akan menemui beranda yang memuat fitur login dan formulir tamu yang tidak memiliki akun. Dalam formulir ini, calon tamu diminta mengisi data diri dan keperluan kunjungan. Pengisian data diri meliputi nama, NIDN/ NITK, alamat surat elektronik, instansi, jabatan, nomor telepon, dan alamat tempat tinggal. Fitur keperluan kunjungan meliputi nama anggota Tim Kerja yang ingin ditemui, jenis layanan, tanggal dan waktu pertemuan yang tersedia.
Dengan mengisi formulir tamu dalam VMGC Apps ini, maka tamu yang akan berkunjung telah teragenda waktu. Petugas layanan publik terkait, akan menerima kunjungan pada kesepakatan waktu yang dipilih. Aplikasi ini juga memungkinkan petugas untuk mengalihkan kepada staf lain jika yang bersangkutan tidak bisa menerima kunjungan karena tugas lain.
Sejumlah admin mengoperasikan back office aplikasi ini. Salah satu admin bertugas mendokumentasikan bingkisan yang kemungkinan dibawa dan diserahkan tamu ke petugas di lingkungan Ditdaya. Dokumentasi ini akan diunggah ke aplikasi sebagai bentuk laporan pengendalian gratifikasi. Jika terindikasi memenuhi unsur tindak gratifikasi, maka barang tersebut akan diproses menggunakan Standard Operational Procedure (SOP) pengendalian gratifikasi.
"Kill two birds with one stone." Ungkapan ini cocok untuk menggambarkan prinsip aplikasi ini. Inovasi aplikasi ini menyasar dua komponen sekaligus. Pertama peningkatan kualitas pelayanan publik terhadap tamu tatap muka. Kedua, peningkatan akuntabilitas khususnya pencegahan tindak gratifikasi guna mewujudkan zona integritas di Ditdaya.