Selo: Teguh Pendirian dan Terus Mengajak Berinovasi

Keberhasilan Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada (FT UGM) meraih predikat Wilayah Bebas Korupsi (WBK) pada tahun 2021, tentu saja atas dukungan berbagai pihak. Sinergi antara pengurus, dosen, tenaga kependidikan (tendik), mahasiswa, serta pihak eksternal termasuk alumni sangat menentukan.

Salah satu sosok yang berperan dalam proses perubahan di FT UGM yaitu Prof. Selo. Saat Fakultas Teknik UGM menjalani proses meraih WBK, beliau merupakan Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan SDM. Namun, sesungguhnya peran beliau pada berbagai perubahan di FT UGM sudah dimulai sejak menjadi Manajer SDM, Sistem Informasi, dan SHE FT UGM pada tahun 2013-2017.

E-office lahir dari hasil pemikirannya, juga masih erat dengan bidang ilmunya. Beliau merupakan guru besar bidang teknik elektro yang erat dengan dunia teknologi. Pidato guru besarnya pun tidak jauh dari dunia teknologi informasi, “Konektivitas Nirkabel Antar Perangkat untuk Kesejahteraan Masyarakat Dalam Society 5.0”.

E-office merupakan sistem yang menjembatani seluruh sivitas akademika dan tendik FT UGM untuk menjalankan berbagai kegiatan administratif dan layanan. Sistem ini menjadi solusi atas banyaknya waktu dan tenaga yang selama ini digunakan untuk berbagai proses layanan. Sistem tersebut dapat diakses melalui http://sms.ft.ugm.ac.id/app.

Selain e-office, beliau menginisiasi konsep SSC (shared service center) pada proses bisnis tenaga kependidikan di FT UGM, berdasarkan perubahan paradigma birokrasi di FT UGM dari struktural hierarki menjadi matrik.

Bagian-bagian pekerjaan yang ada di FT UGM digeser namanya menjadi “layanan”. Sehingga, yang ditampilkan dan ditekankan pada tendik adalah layanan, bukan lagi bagian. Maka muncul layanan keuangan, layanan akademik, layanan perpustakaan, layanan teknologi informasi, dan lainnya. Dengan konsep SSC, seluruh tendik dan dosen ditekankan untuk memaknai pekerjaannya sebagai sebuah proses layanan.

Penguatan konsep SADA (Sentralisasi Administrasi Desentralisasi Akademik) juga ditekankan pada periode beliau saat masih menjadi Wakil Dekan. Berbagai kegiatan yang diharapkan dapat menyatukan tendik dari berbagai departemen dilakukan. Mulai dari hal paling sederhana: mancakrida (outbound) tendik se-fakultas, sampai pada kontes ide inovatif antar tendik FT UGM.

Sebagai Wakil Dekan yang membidangi administrasi dan juga keuangan, beliau dikenal teguh aturan dan berani memperbaiki hal keliru yang terlanjur berjalan. Selain itu, juga mendukung dan memberi ruang bagi anak buah untuk kreatif dan inovatif, berhati-hati dalam mengeksekusi tiap program, tidak segan memberi masukan teknis bagi tim yang melaksanakan. Forum-forum dan bantuan untuk mendorong dosen naik pangkat, mulai dari menyediakan asisten, tendik pendukung dan sistem juga dilakukan.

Permasalahan terkait dosen yang masih melakukan berbagai pekerjaan administratif, juga terus dicari jalan keluarnya. Tendik didorong untuk mampu melakukan berbagai tugas yang selama ini dilakukan dosen. Mutasi tendik antar departemen, antar bidang, baik dalam rangka pemerataan kebutuhan maupun penyegaran juga dilakukan. Harapannya, tendik akan siap ditempatkan di unit apapun, sesuai dengan bidang kerja dan keahliannya.

Berbagai perubahan tersebut, tentu juga berdampak pada dosen dan dosen pejabat. Mereka lebih bahagia, lebih dapat konsentrasi kepada hal yang strategis, tidak lagi disibukkan untuk pekerjaan teknis, pembuatan dokumen dan atau mengajukan rekap-rekap pembayaran.

Tidak ada lagi dosen yang masuk dalam tim pengadaan. Di sisi lain, tendik memiliki banyak waktu untuk melayani pos yang strategis karena pekerjaan manual sudah bergeser ke sistem. Dosen manajer (Kepala Unit Departemen/KUD) setelah dihapus dapat kembali fokus ke tridharma dan mengurus kariernya.

Khusus pada struktur tim Zona Integritas, beliau yang saat itu menjabat sebagai Wakil Dekan Bidang SDM dan Keuangan, sebagai bagian dari peningkatan peran tenaga kependidikan, mempercayakan posisi seluruh manajer area zona integritas kepada tenaga kependidikan.

Setidaknya, berbagai proses pendekatan perubahan yang dilakukan ini, dapat dikelompokkan dalam dua kategori: sistem dan pengembangan SDM.

Tentu saja, berbagai hal di atas dapat terlaksana atas sinergi yang baik, khususnya pada level pengurus turut berperan besar pada berbagai proses hingga FT UGM meraih predikat Zona Integritas.

Saat ini, beliau menjabat sebagai Dekan Fakultas Teknik UGM. Cita-cita meraih WBBM terus digaungkannya. Beliau ingin semua elemen fakultas bersama-sama meningkatkan kualitas layanan. Selain dalam rangka untuk meraih predikat Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani, juga untuk meningkatkan work engagement dosen dan tendik pada FT UGM.